Quando un’azienda valuta se affidare all’esterno un’attività, la domanda più frequente è apparentemente semplice:
conviene economicamente?
La risposta, però, raramente può essere ottenuta confrontando soltanto il costo di un fornitore con lo stipendio delle persone che oggi svolgono internamente quella funzione.
Una corretta analisi costi-benefici di outsourcing deve considerare l’intero processo: personale, gestione, attrezzature, assenze, coordinamento, formazione, mezzi, materiali, rischio operativo e tempo dedicato dalle risorse interne.
Solo dopo aver ricostruito il costo reale della gestione interna è possibile confrontarlo con una soluzione esternalizzata.
Per attività come pulizie, trasporti, logistica, facility e servizi operativi, questo tipo di analisi può aiutare l’impresa a decidere quali funzioni mantenere internamente e quali affidare a un partner specializzato.
Che cos’è un’analisi costi-benefici di outsourcing?
L’analisi costi-benefici di outsourcing è un processo attraverso il quale un’azienda confronta due scenari:
gestire internamente un’attività oppure affidarla a un soggetto esterno.
In termini manageriali si parla spesso di decisione make or buy.
“Make” significa produrre o gestire internamente.
“Buy” significa acquistare il servizio da un fornitore esterno.
La scelta non dovrebbe dipendere esclusivamente dal prezzo.
È necessario comprendere quale delle due alternative genera il miglior equilibrio tra:
- costo;
- qualità;
- continuità;
- capacità organizzativa;
- flessibilità;
- rischio;
- utilizzo delle risorse interne.
L’outsourcing può quindi essere conveniente anche quando il prezzo del fornitore non appare immediatamente inferiore al costo diretto interno.
Questo accade perché molte spese aziendali legate alla gestione interna sono distribuite tra reparti diversi e non vengono attribuite direttamente al servizio.
Perché confrontare soltanto il prezzo è un errore
Uno degli errori più frequenti nell’analisi dell’outsourcing consiste nel confrontare:
costo del personale interno vs preventivo del fornitore.
È un confronto incompleto.
Se un’attività viene gestita internamente, infatti, l’azienda sostiene una serie di costi aggiuntivi.
Pensiamo, per esempio, a un servizio di pulizia aziendale.
Oltre alla retribuzione delle persone coinvolte possono esserci:
- contributi;
- ferie;
- malattie;
- sostituzioni;
- formazione;
- acquisto di prodotti;
- acquisto e manutenzione delle attrezzature;
- dispositivi di protezione;
- gestione amministrativa;
- supervisione;
- coordinamento operativo.
Un ragionamento simile vale per trasporti, logistica o servizi di facility.
Il costo visibile rappresenta quindi soltanto una parte del costo reale.
Total Cost of Ownership: il costo reale di un servizio
Per valutare correttamente la convenienza dell’outsourcing è utile ragionare in termini di Total Cost of Ownership, spesso abbreviato in TCO.
Il TCO considera tutti i costi collegati a una determinata attività durante il suo ciclo di gestione.
Applicato ai servizi aziendali, significa non chiedersi semplicemente:
“Quanto pago?”
ma:
“Quanto mi costa realmente mantenere questa attività in azienda-
analisi costi-benefici di outsourcing?”
Questa distinzione è fondamentale.
Un’attività apparentemente economica può assorbire molte ore di coordinamento, generare sostituzioni frequenti o richiedere investimenti in mezzi e attrezzature.
Quando questi elementi vengono quantificati, il confronto tra gestione interna ed esternalizzazione diventa molto più attendibile.
Quali costi considerare prima di esternalizzare
Una buona analisi costi-benefici di outsourcing dovrebbe partire dalla ricostruzione dei costi interni.
Costo del personale
È il dato più immediato, ma non dovrebbe limitarsi alla retribuzione.
Occorre considerare il costo complessivo sostenuto dall’azienda, comprese le componenti contributive e gli altri oneri collegati al rapporto di lavoro.
Assenze e sostituzioni
Quando una persona è assente, l’attività deve comunque essere svolta.
Questo può richiedere:
- straordinari;
- redistribuzione delle mansioni;
- sostituzioni;
- utilizzo di personale temporaneo.
Sono costi che spesso non vengono attribuiti direttamente alla funzione.
Coordinamento
Qualcuno deve organizzare turni, attività e priorità.
Il tempo dedicato da responsabili, amministrazione o ufficio del personale rappresenta un costo reale.
Attrezzature e mezzi
Pulizie, logistica e trasporti possono richiedere:
- macchinari;
- veicoli;
- attrezzature;
- materiali;
- manutenzione;
- assicurazioni.
Queste voci devono entrare nel confronto.
Formazione
Alcune attività necessitano di aggiornamento, formazione sulla sicurezza o competenze specifiche.
Anche questo elemento genera un costo.
Gestione amministrativa
Contratti, presenze, assenze, acquisti, manutenzioni e documentazione richiedono attività amministrativa.
Il tempo impiegato internamente dovrebbe essere quantificato.
I benefici dell’outsourcing non sono solo economici
Ridurre i costi può essere uno degli obiettivi dell’esternalizzazione, ma non è l’unico.
Un outsourcing efficace può generare benefici organizzativi difficili da rappresentare semplicemente attraverso un prezzo.
Concentrarsi sul core business
Ogni ora dedicata alla gestione di attività accessorie è un’ora che non viene utilizzata sulle attività principali dell’impresa.
Pulizie, consegne, piccoli trasporti o gestione di servizi ausiliari sono indispensabili.
Ma per molte aziende non rappresentano il core business.
Esternalizzarli può permettere alle risorse interne di concentrarsi maggiormente sulle attività che generano valore per clienti e azienda.
Maggiore flessibilità
Un servizio esterno può essere dimensionato in funzione delle necessità.
Se aumentano sedi, volumi o frequenze, il fornitore può adeguare l’organizzazione.
Lo stesso vale quando il fabbisogno diminuisce.
Questa flessibilità può essere particolarmente importante per aziende soggette a stagionalità o variazioni frequenti del carico di lavoro.
Continuità del servizio
Una persona assente può diventare un problema organizzativo.
Un fornitore strutturato dovrebbe invece avere la capacità di gestire sostituzioni e garantire il servizio secondo gli accordi definiti.
La continuità rappresenta quindi uno dei benefici potenziali dell’outsourcing.
Accesso a competenze specializzate
Un partner specializzato dispone generalmente di persone, procedure e attrezzature dedicate al servizio.
L’azienda cliente può quindi accedere a competenze specifiche senza doverle sviluppare internamente.
Quando l’outsourcing può non essere conveniente analisi costi-benefici di outsourcing
Una buona analisi non deve partire dalla convinzione che esternalizzare sia sempre la soluzione migliore.
Ci sono situazioni nelle quali mantenere una funzione internamente può avere più senso.
Per esempio quando fare analisi costi-benefici di outsourcing
- l’attività rappresenta una competenza strategica dell’azienda;
- contiene know-how critico;
- richiede un controllo diretto molto elevato;
- il fabbisogno è minimo;
- il costo di coordinamento del fornitore supera il beneficio;
- il mercato non offre fornitori adeguati.
L’obiettivo dell’analisi costi-benefici di outsourcing non è dimostrare che l’esternalizzazione conviene.
È capire quando conviene.
Costi nascosti dell’outsourcing
Così come esistono costi nascosti nella gestione interna, esistono anche costi indiretti legati all’esternalizzazione.
Ignorarli può portare a una valutazione troppo ottimistica.
È necessario considerare, per esempio:
Tempo di gestione del fornitore nell’analisi costi-benefici di outsourcing
Un partner esterno deve comunque essere coordinato.
Qualcuno all’interno dell’azienda dovrà verificare attività, comunicazioni e risultati.
Fase di avvio della analisi costi-benefici di outsourcing
Il passaggio da gestione interna a outsourcing può richiedere tempo.
Procedure, accessi, informazioni, pianificazione e responsabilità devono essere trasferite correttamente.
Controllo della qualità su analisi costi-benefici di outsourcing
L’azienda deve definire standard e criteri di verifica su analisi costi-benefici di outsourcing
Un outsourcing senza KPI chiari può diventare difficile da gestire.
Dipendenza dal fornitore
Affidare completamente una funzione all’esterno crea inevitabilmente una relazione di dipendenza.
Per questo è importante scegliere un partner affidabile e definire correttamente il contratto.
Come fare concretamente un’analisi costi-benefici
Un metodo semplice può partire dalla costruzione di due scenari.
Scenario 1: gestione interna analisi costi-benefici di outsourcing
Calcolare:
Costo del personale
- sostituzioni
- coordinamento
- attrezzature
- mezzi
- materiali
- manutenzione
- formazione
- costi amministrativi
- altri costi indiretti
Il risultato rappresenta una stima del costo complessivo della gestione interna dei analisi costi-benefici di outsourcing
Scenario 2: outsourcing
Calcolare:
Costo del contratto
- tempo interno di coordinamento
- eventuali costi di avvio
- costi di controllo
- altri costi indiretti
Solo a questo punto i due valori possono essere confrontati.
Ma l’analisi non dovrebbe terminare qui.
È necessario aggiungere una valutazione qualitativa.
Un esempio pratico analisi costi-benefici di outsourcing
Immaginiamo un’azienda che utilizza personale interno per effettuare piccoli trasporti e consegne.
A prima vista il costo può sembrare limitato perché il dipendente è già presente nell’organico attraverso analisi costi-benefici di outsourcing
Ma consideriamo cosa accade realmente.
Ogni settimana alcune ore vengono dedicate agli spostamenti.
Durante quel periodo il dipendente non svolge la propria attività principale.
L’azienda sostiene inoltre costi per:
- mezzo;
- carburante;
- assicurazione;
- manutenzione;
- gestione degli imprevisti;
- organizzazione delle consegne.
Il costo effettivo non coincide quindi con il solo carburante.
Affidando il servizio a un partner esterno, l’azienda può trasformare una serie di costi frammentati in un servizio programmato e maggiormente misurabile.
Solo mettendo a confronto tutti questi elementi è possibile verificare la reale convenienza.
Quali KPI utilizzare per valutare l’outsourcing?
Il prezzo non dovrebbe essere l’unico indicatore.
È utile definire KPI che consentano di valutare il servizio nel tempo.
Per esempio:
- puntualità;
- numero di interventi effettuati;
- rispetto delle frequenze;
- tempi di risposta;
- numero di non conformità;
- continuità del servizio;
- soddisfazione interna;
- costo per attività.
Per attività di trasporto possono essere considerate anche puntualità delle consegne e rispetto delle finestre temporali.
Per le pulizie possono essere utilizzati standard qualitativi e frequenze concordate.
La misurazione permette di capire se l’outsourcing produce realmente il valore previsto per analisi costi-benefici di outsourcing
Outsourcing di pulizie, trasporti e facility
Alcune attività vengono esternalizzate più frequentemente perché, pur essendo necessarie, non rappresentano il cuore dell’attività aziendale.
Tra queste possono rientrare:
Pulizie aziendali
Affidare le pulizie a un soggetto specializzato può ridurre la gestione interna di personale, attrezzature, prodotti e sostituzioni.
Trasporti e logistica
Consegne, collegamenti tra sedi, ultimo miglio e altri servizi logistici possono essere gestiti da un partner esterno evitando l’utilizzo improprio di personale interno.
Facility e servizi di supporto
Reception, guardiania, back office e altre attività operative possono essere organizzate attraverso servizi dedicati.
In tutti questi casi, la convenienza dipende dalla situazione specifica dell’azienda per un’analisi costi-benefici di outsourcing
Outsourcing e prevedibilità dei costi
Un ulteriore beneficio può essere la maggiore prevedibilità economica.
Nella gestione interna numerosi costi possono variare durante l’anno.
Un servizio esterno ben progettato consente invece di definire attività, frequenze, responsabilità e condizioni economiche.
Questo può facilitare:
- budget;
- controllo di gestione;
- pianificazione;
- confronto tra costi previsti e costi effettivi.
La prevedibilità non significa necessariamente avere sempre il prezzo più basso.
Significa conoscere meglio il costo del servizio.
Il Grappolo: outsourcing di servizi per aziende
Il Grappolo collabora con aziende attraverso servizi operativi che possono essere organizzati anche in outsourcing.
Tra le attività offerte rientrano:
- pulizie;
- trasporti e logistica;
- consegne e ultimo miglio;
- reception;
- back office;
- guardiania;
- assemblaggio e confezionamento;
- altri servizi di supporto e facility.
Il punto di partenza è l’analisi delle esigenze del cliente.
Prima di proporre un servizio è infatti necessario comprendere attività da svolgere, frequenze, organizzazione e risultati attesi.
L’obiettivo non è sostituire automaticamente una gestione interna con un servizio esterno.
È capire se esiste un modo più efficace di organizzare quella funzione.
Come capire se l’outsourcing conviene alla tua azienda
Una corretta analisi costi-benefici di outsourcing dovrebbe quindi rispondere ad alcune domande fondamentali:
Quanto costa realmente oggi questa attività?
Quante risorse interne assorbe?
Quali costi indiretti genera?
Quanto è strategica per l’azienda?
Quali rischi comporterebbe esternalizzarla?
Quale livello di servizio potrebbe garantire un fornitore specializzato?
Quale sarebbe il costo totale della soluzione esterna?
Solo confrontando queste informazioni è possibile prendere una decisione razionale.
Vuoi valutare l’outsourcing di un servizio aziendale?
Se la tua azienda sta valutando l’esternalizzazione di pulizie, trasporti, logistica o attività di facility, il primo passo è ricostruire il processo attuale.
Una buona analisi costi-benefici di outsourcing non parte dal preventivo del fornitore.
Parte dal costo reale della situazione esistente.
Contatta Il Grappolo per analizzare le esigenze della tua organizzazione e valutare una soluzione di outsourcing costruita sulle attività effettivamente necessarie alla tua azienda.
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